Управление финансами предприятия

Информационная база для принятия финансово-экономических управленческих решений.


Уже на первоначальной стадии процесса организации малого предприятия необходимо разработать систему непрерывного сбора информации, которая регистрируется в специальных книгах, картотеках, базах данных, затем обрабатывается.

В качестве источников исходной информации используются: книги покупок и продаж; подшивки оплаченных счетов-фактур поставщиков и отдельно для потребителей (заказчиков); картотеки дебиторских и кредиторских задолженностей, а также банковских отчетов; книга ежедневной выручки с корешками чеков; кассовые ячейки с мелкой наличностью.

Для унификации записей информации о денежных поступлениях и выплатах законодательно утвержден порядок ведения книг покупок и продаж.

В этих книгах в хронологической последовательности отражаются платежи и поступления денежных средств на основе финансового документа – счета-фактуры.

Счета-фактуры должны составляться при любых операциях: отгрузке продукции, выполнении услуг, получении оплаты (в том числе авансов), безвозмездной передаче имущества и денежных средств и т. д.

Полученные и выданные счета-фактуры хранятся в отдельных папках и регистрируются соответственно в книге покупок и книге продаж.

В книге продаж счета-фактуры должны регистрироваться в тот момент, когда они попадают в выручку, либо по мере отгрузки товаров (услуг, работ). Это устанавливается в учетной политике фирмы.

В книге покупок регистрация счетов-фактур производится только после оплаты и оприходования товаров (работ, услуг).

Все счета-фактуры подшиваются в порядке их оплаты или после регистрации.

Счета-фактуры покупок лучше подшивать по датам выставления счетов-фактур либо по датам платежей (даты чеков).

Счета-фактуры продаж рекомендуется подшивать по порядку номеров счетов-фактур.

Книга учета ежедневной выручки. В нее заносятся суммы ежедневных поступлений денежных средств, которые затем суммируются за определенный период (недели, месяц) для сравнения текущих платежей с аналогичными за прошлые периоды, а также с величиной планируемых поступлений в доходную часть бюджета фирмы. Контролируется также общая динамика наличности за отчетный период.

Картотеки учета счетов-фактур кредиторских (не оплаченных фирмой) и дебиторских (не оплаченных потребителями) задолженностей, с помощью которых можно легко оценивать динамику и величину задолженностей к концу месяца.

Картотека банковских отчетов предназначена для записи результатов сверки (ежемесячной или еженедельной) банковских отчетов и книг покупок и продаж (кассовой книги). Это позволяет повысить точность исходной информации и вовремя обнаружить ошибки.

Первичные источники информации служат основой создания информационной системы, которая необходима для следующих целей:

· систематизации и формирования базовой информации (базы данных);

· анализа результатов различных видов деятельности и затрат;

· прогнозирования и планирования объемов продаж и финансово-экономических показателей;

· моделирования вариантов принимаемых решений и оценки их экономических последствий;

· мониторинга и финансового контроля.

Информация должна быть систематизированной, целенаправленной и регулярной, а также точной (в заданных пределах), полной, необходимой, но не избыточной (так как для руководителю малого предприятия потоки не нужной информации могут только усложнить работу), текущей, значимой, удобной для обработки, экономичной с точки зрения затрат, необходимых для ее сбора и обработки.

Следует, однако, понимать, что сами по себе финансовые документы, исходная информация не дают ясного представления о финансовом положении фирмы. Поэтому управляющим фирмы целесообразно выделить ряд основополагающих показателей (примерный перечень упрощенный таких показателей был приведен выше) с регулярным анализом их динамики, что позволит выявить негативные или отметить позитивные тенденции и оценить состояние фирмы.