Управление финансами предприятия

Требования к оформлению документов. Оперативное хранение. Передача дел в архив.


Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понят­ным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен. Существуют единые требования и правила оформления документов управления. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов.

Для долговременного хранения документов создается архив пред­приятия. В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам пред­приятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальней­шая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить. В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г,, 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограничен­ное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае опреде­ляет само предприятие, исходя из практической ценности документа. Документы, поступившие из вышестоящих органов (инструкции, ме­тодики, правила, решения и т. п.), хранятся на предприятии до истече­ния их актуальности или замены новыми.