Информационная система структурного подразделения
Таблица 2.12
Функции руководителя | Получает документацию | Разрабатываемая документация | Передает документацию |
-Обеспечение персоналом | -заявление о приеме; -заявление об увольнении; -заявление об отпуске. | -график отпусков; -должностные инструкции; -график аттестации; -потребности в персонале. | -приказы об увольнении, приеме, отпуске; -справка о текучести кадров; -план о приеме кадров; -штатное расписание. |
- Использование персонала | -закон о соблюдении безопасности труда; -КЗоТ; -требования к результатам труда. | -положение о безопасности труда; -инструкции по безопасности труда. | организационные акты о безопасности труда; -отчет о травматизме. |
Рис. 2.10 Схема документооборота и информационных потоков
![]() |
В итоге, согласно, проведенному анализу повторяющихся и дублирующих документов в подразделении нет.
Анализ схемы документооборота позволяет сделать вывод о том, что информационный поток между ОК и отделами излишен. Поскольку вся информация проходит через зам. Ген. Директора по общим вопросам и поступает в отделы.
Определим уровень делопроизводства в ОК по формуле.
Код – ( К1 + К2 + К3) / 3
Исходные данные:
Коэффициент | Д1 | Д2 | Д3 | Д4 | Д5 | Д6 |
Значение | 112 | -119 | 59 | 67 | 71 | 74 |
К1 = Д1 / Д2 - уровень оперативности работы с документами и другими источниками информации, где
Д1 – количество входящих документов и других источников информации, своевременно и правильно переданных для исполнения;
Д2 – общее количество входящих документов и других источников информации.
К2 = Д3 / Д4 – уровень оперативности размножения документов, где
Д3 – количество документов и других источников информации, своевременно размноженных;
Д4 - общее количество документов и других источников информации, представленных для размножения.
К3 = Д5 / Д6 – уровень оперативности работы с письмами, где
Д5 - количество писем, своевременно дошедших до адресата;
Д6 – общее количество отправленных писем.
К1 = 112 / 119 = 0,94
К2 = 59 / 67 = 0,88
К3 = 71 / 74 = 0,96
Итак, уровень делопроизводства в отделе кадров достаточно высок, работы с документами протекают оперативно, письма своевременно доходят до адресатов и т.д.
В подтверждение вышеуказанного вывода, находим:
Код = (0,94 + 0,88 + 0,96) = 0,92
3
Отметим, что идеальным является Код = 1.