Информационная система структурного подразделения

Таблица 2.12

Функции руководителя	Получает документацию	Разрабатываемая документация	Передает документацию
-Обеспечение персоналом	-заявление о приеме; -заявление об увольнении; -заявление об отпуске.	-график отпусков; -должностные инструкции; -график аттестации; -потребности в персонале.	-приказы об увольнении, приеме, отпуске; -справка о текучести кадров; -план о приеме кадров; -штатное расписание.
- Использование персонала	-закон о соблюдении безопасности труда; -КЗоТ; -требования к результатам труда.	-положение о безопасности труда; -инструкции по безопасности труда.	организационные акты о безопасности труда; -отчет о травматизме.

Рис. 2.10 Схема документооборота и информационных потоков

В итоге, согласно, проведенному анализу повторяющихся и дублирующих документов в подразделении нет.

Анализ схемы документооборота позволяет сделать вывод о том, что информационный поток между ОК и отделами излишен. Поскольку вся информация проходит через зам. Ген. Директора по общим вопросам и поступает в отделы.

Определим уровень делопроизводства в ОК по формуле.

Код – ( К1 + К2 + К3) / 3

Исходные данные:

Коэффициент	Д1	Д2	Д3	Д4	Д5	Д6
Значение	112	-119	59	67	71	74

К1 = Д1 / Д2 - уровень оперативности работы с документами и другими источниками информации, где

Д1 – количество входящих документов и других источников информации, своевременно и правильно переданных для исполнения;

Д2 – общее количество входящих документов и других источников информации.

К2 = Д3 / Д4 – уровень оперативности размножения документов, где

Д3 – количество документов и других источников информации, своевременно размноженных;

Д4 - общее количество документов и других источников информации, представленных для размножения.

К3 = Д5 / Д6 – уровень оперативности работы с письмами, где

Д5 - количество писем, своевременно дошедших до адресата;

Д6 – общее количество отправленных писем.

К1 = 112 / 119 = 0,94

К2 = 59 / 67 = 0,88

К3 = 71 / 74 = 0,96

Итак, уровень делопроизводства в отделе кадров достаточно высок, работы с документами протекают оперативно, письма своевременно доходят до адресатов и т.д.

В подтверждение вышеуказанного вывода, находим:

Код = (0,94 + 0,88 + 0,96) = 0,92

3

Отметим, что идеальным является Код = 1.